En el panorama actual, donde los eventos se han convertido en herramientas esenciales de marketing, networking y celebración, la elaboración de un presupuesto adecuado es más crucial que nunca. Aquí te ofrecemos una guía detallada sobre cómo hacer un presupuesto para eventos.
Definición del alcance del evento
Antes de entrar en cifras, es esencial definir con precisión tu evento:
Tipo de evento
¿Es una conferencia, un lanzamiento de producto, un taller o una cena de gala? Asegúrate de definir bien cuál es el foco del evento y el tipo que aplica mejor para ello.
Número de asistentes
Esto determinará desde el tamaño del lugar hasta la cantidad de catering.
Ubicación
¿Será en la sede de la empresa, en un hotel, centro de conferencias o en un espacio al aire libre? Los costos pueden variar significativamente entre una ciudad y otra, o incluso entre diferentes zonas de una misma ciudad.
Duración
Un taller de medio día tiene costos diferentes a una conferencia de varios días. Los eventos de varios días pueden requerir consideraciones adicionales, como alojamiento o múltiples comidas.
Identificación de las principales categorías de costos
Para un presupuesto preciso, es vital desglosar todos los posibles gastos:
Arriendo de espacio
Considera la ubicación y las facilidades que ofrece el sitio, como salas de reuniones adicionales, zonas de descanso o equipamiento técnico.
Catering
Desde coffee breaks hasta cenas de gala, la comida y bebida deben ser acordes al tipo de evento y a la imagen de la empresa. Considera la posibilidad de ofertas de temporada o descuentos para eventos de gran tamaño. Además, ten en cuenta las preferencias alimenticias o restricciones de tus invitados.
Equipo técnico y presentaciones
Los eventos corporativos a menudo requieren equipos avanzados para presentaciones, videollamadas o interpretación simultánea.
Personal
Más allá del personal indispensable, como seguridad, limpieza y asistencia, considera si necesitarás personal adicional, como intérpretes, coordinadores o animadores.
Marketing y promoción
Desde la publicidad digital hasta los materiales impresos, es esencial promocionar tu evento adecuadamente para asegurar una buena asistencia. También si el evento lo amerita debes considerar diseño de stands y regalos corporativos, todo material debe reflejar la marca de la empresa y dejar una impresión duradera en los asistentes.
Transporte
Si el evento reúne a colaboradores o socios de diferentes localidades, es fundamental considerar los costos de transporte y hospedaje.
Licencias, seguros y permisos
Asegúrate de tener todas las licencias necesarias, especialmente si se trata de un evento a gran escala o si involucra actividades al aire libre.
Decoración y ambientación
La decoración no solo aporta estética al evento, sino que también refuerza la identidad de la marca y crea la atmósfera adecuada para el tipo de evento que estás organizando. Al presupuestar la decoración, ten en cuenta:
Diseño y concepto: ¿Quieres un diseño personalizado que refleje la temática o branding del evento? La creación de conceptos únicos puede tener un costo adicional.
Materiales y alquileres: Desde mobiliario hasta elementos decorativos específicos, como centros de mesa, iluminación ambiental o paneles decorativos.
Montaje y desmontaje: Algunas decoraciones complejas pueden requerir un equipo especializado para su instalación y posterior retirada.
Sostenibilidad: Si tu empresa valora la sostenibilidad, considera invertir en decoraciones ecológicas o reutilizables, lo cual puede influir en los costos iniciales pero generar ahorros a largo plazo en eventos recurrentes.
Inclusión de un margen para imprevistos
Los imprevistos ocurren. Ya sea un cambio de último minuto en el catering o un equipo que falla, es vital tener un fondo de emergencia. como recomendación considera reservar entre un 10% – 20% para estos costos adicionales.
Revisión y ajuste
Una vez que hayas listado todos los gastos, revisa cada categoría. Pregunta a colegas, compara con eventos anteriores o realiza una investigación adicional para asegurarte de que tus estimaciones son realistas.
Monitoreo y control
Hacer un seguimiento constante te permitirá ajustar en caso de que alguna categoría esté excediendo su presupuesto o aprovechar áreas en las que estés ahorrando más de lo esperado.
Utiliza herramientas de software o aplicaciones especializadas para hacer un seguimiento de tus gastos en tiempo real. Esto te permitirá ajustar en caso de que alguna categoría esté excediendo su presupuesto.
Planificar un evento corporativo es una tarea que combina logística, branding y finanzas. Al dedicar el tiempo necesario para elaborar un presupuesto detallado, te asegurarás de que tu evento no solo cumpla con sus objetivos, sino que también se mantenga dentro de los límites financieros previstos.
